Как навести порядок в документах дома — советы профессионального архивиста

Генеральная уборка включает в себя несколько важных этапов, одним из которых считается наведение порядка в документах. Это сложная и утомительная процедура, особенно, если в ней нет никакой системы. Мы попросили профессионального архивариуса Татьяну Николаевну Маркову поделиться своими знаниями и рассказать, как она наводит порядок в бумагах у себя дома.

«Порядок не нужно наводить!»

Именно с этого смелого заявления начала свой рассказ Татьяна Николаевна. А затем добавила:

«Его нужно навести всего один раз, понять принцип и подход к ведению вашего домашнего архива, а затем просто следовать этому принципу».

Учиться у профессионалов

А дальше Татьяна Николаевна поделилась своими секретами:

«Я убеждена, что совершенно неважно, в каких документах вы стремитесь навести порядок, алгоритм действий должен быть одинаковым.

За основу я беру то, как осуществляется архивная обработка дел в компаниях, за тем лишь исключением, в домашних бумагах вам не нужно задумываться о том, что какие-то из них впоследствии придется передавать на хранение в государственные архивы. По крайней мере, в том масштабе, в каком это происходит в фирмах.

Итак, действуем по следующему плану:

1. Собираем все документы, которые есть в вашем доме, в одном месте.
2. Тщательно анализируем их. На профессиональном языке это называется экспертизой научной и практической ценности бумаг. Говоря простым языком, вам нужно понять, потребуются ли вам эти бумаги или они уже потеряли актуальность. Во вторую группу попадают очень многие документы, но чаще всего в ней оказываются инструкции от техники, которая давно сломалась.
3. Оценить сроки хранения. Тут все просто — есть бессрочные или практически бессрочные документы (паспорта, свидетельства о рождении, медицинские карты, документы о праве собственности и т.д.), есть бумаги с ограниченным сроком годности (яркий пример — квитанции об оплате коммунальных услуг, из требуется хранить три года).
4. Систематизация. Я рекомендую разделять бумаги на группы по типу, принадлежности конкретному члену семьи и сроку хранения. Можно делать категории и подкатегории на ваше усмотрение, главное — чтобы вам было удобно и понятно.
5. Все, что уже утратило актуальность, нужно утилизировать. Я бы посоветовала использовать бытовой шредер для измельчения, а затем отправить в макулатуру.
6. Все, что остается на хранение, нужно распределить по папкам. Желательно использовать папки разного цвета для наглядности, а также обязательно подписывать их снаружи (на обложке и корешке), чтобы было проще искать.
7. Настоятельно рекомендую сделать «электронный архив» — хотя бы просто сфотографировать каждый документ на телефон и поместить их в специальную папку на компьютере. Это поможет, если что-то все же будет утеряно.
8. В случае с компаниями мы делаем каталог. Нужен ли он дома? Решать вам. Если документов не слишком много, можно обойтись и без него. Но если все же потратить время на его составление, то отыскивать нужную бумагу будет еще проще.